Rejestr zmian

Używamy plików cookies, brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza akceptację Polityki Prywatności

Treść archiwalna z dnia: 2020-11-26 12:51:37ZAMÓWIENIA PUBLICZNEWYJAŚNIENIA I MODYFIKACJA TREŚCI OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU -

WYJAŚNIENIA I MODYFIKACJA TREŚCI OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU

Dotyczy: Usługi pocztowe dla Gminy Boguchwała – 2021 rok

Znak sprawy: RIZ.271.26.2020

Zamawiający - Gmina Boguchwała – na podstawie rozdziału VIII pkt. 7 Ogłoszenia o zamówieniu wyjaśnia i modyfikuje treść Ogłoszenia o zamówieniu.

Wszystkie wyjaśnienia i zmiany lub uszczegółowienia wynikające z odpowiedzi Zamawiającego na zapytania należy uwzględnić w cenie i przy przygotowaniu oferty, oraz traktować jako wyjaśnienie lub doprecyzowanie ogłoszenia o zamówieniu.

ODPOWIEDZI NA PYTANIA DOTYCZĄCE TREŚCI OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU:

Pytanie nr 1:

Zamawiający w § 6, pkt 6, ppkt 2) wzoru umowy zastrzegł możliwość zmian cen jednostkowych jedynie w przypadku ich obniżenia.

Wykonawca jako operator pocztowy i wyznaczony, zobowiązany do świadczenia usług pocztowych, w tym także usług o charakterze powszechnym, nie może swobodnie ustalać cen za świadczenie tego typu usług. Przepisy zamieszczone w rozdziale IV ustawy Prawo pocztowe wyznaczają ścisły reżim ustalania opłat za świadczenie powszechnych usług pocztowych.

Zatem w przypadku zmian cen w trakcie wykonywania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, zwłaszcza wiążącej strony w dłuższym okresie czasu, w świetle istotnych postanowień zawartych w treści zaproszenia, Wykonawca realizując zamówienia w cenach wynikających z formularza, zmuszony będzie do świadczenia powszechnych usług pocztowych z naruszeniem przepisów ustawowych, nie tylko z zakresu prawa pocztowego, ale także cywilnego, czy antymonopolowego. Taki stan rzeczy byłby niedopuszczalny zarówno ze względu na ustawowe obowiązki ciążące na Wykonawcy jako operatorze wyznaczonym, jak również ze względu na narażenie Wykonawcy na odpowiedzialność odszkodowawczą, której zakres trudno nawet przewidzieć.

Ponadto zauważyć należy, iż Wykonawca zawierając umowę musi uwzględnić obowiązującą aktualnie stawkę podatku VAT. Natomiast wystawiając fakturę VAT za wykonane zamówienie publiczne musi naliczyć podatek w wysokości obowiązującej w dacie wystawienia faktury, a nie w dacie podpisywania umowy czy też składania oferty przetargowej. W efekcie w przypadku ustawowej zmiany przepisów w zakresie podatków, w tym w szczególności skutkującej objęciem podatkiem VAT usług dotychczas nieopodatkowanych lub zmiany stawek podatku VAT, wykonawca zamówienia publicznego będzie musiał zmniejszyć kwotę należnego wynagrodzenia netto, ponieważ zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych zasadniczo nie jest możliwa zmiana ceny realizacji zamówienia podana w ofercie, na podstawie której został wybrany dany wykonawca, a nieprzewidziana w SIWZ bądź ogłoszeniu o zamówieniu. W przypadku Wykonawcy jako operatora wyznaczonego, zobowiązanego do świadczenia powszechnych usług pocztowych, w przypadku zmiany przepisów w zakresie podatku VAT doszłoby do sytuacji świadczenia tych usług w wysokości niższej aniżeli obowiązujące opłaty.

Zgodnie z art. 144 ustawy Pzp zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. W szczególności mając na uwadze zapis § 6 pkt 6 ppkt 6 projektu umowy, Zamawiający podaje informacje w zakresie zmiany cen w okresie realizacji przedmiotu zamówienia, które jednak w ocenie Wykonawcy stawiają Zamawiającego na pozycji uprzywilejowanej poprzez zapis „ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia(…)”.

W związku z powyższym Wykonawca wnosi o zmianę zapisu § 5 pkt 8 w § 6, pkt 6, ppkt 2) wzoru umowy o następującej treści:

2) zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT.

Pozostawienie zapisu przez Zamawiającego w obecnej formie uniemożliwia Wykonawcy złożenie oferty.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy postanowień zawartych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do Ogłoszenia o zamówieniu

Pytanie nr 2:

W Istotnych warunkach Zamówienia w sekcji IV pkt. 4 i załączonym wzorze Umowy w §7 pkt. 4., Zamawiający określa warunki płatności dla przedmiotu zamówienia, wskazując niestosowany u Wykonawcy termin płatności faktury jako 30 dni od daty doręczenia faktury.

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.

Czy w związku z powyższym Zamawiający zaakceptuje inny niż określony przez Zamawiającego w umowie termin płatności tj. liczony od dnia wystawienia faktury określony jako 21 dni od daty wystawienia faktury VAT, pozwalający terminowo dokonać płatności za wykonane usługi w ramach przedmiotu zamówienia?

Pozostawienie zapisu w obecnej formie uniemożliwia Wykonawcy złożenie oferty.

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmiany w § 7 pkt. 4 terminu płatności z 30 na 21 dni od daty wpływu do siedziby Zamawiającego poprawnie wystawionej faktury a nie od daty wystawienia faktury VAT.

W związku ze zmianami, zapis § 7 ust 4 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 5 do Ogłoszenia otrzymuje brzmienie:

„Termin płatności faktur wynosi 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury VAT wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego”

Pytanie nr 3:

W Szczegółowym opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 14 oraz we wzorze Umowy w §2 pkt 7 Zamawiający zawarł zapis:

„Wykonawca jest zobowiązany do doręczania Zamawiającemu pokwitowanego przez adresata zwrotnego potwierdzenia odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od daty doręczenia przesyłki adresatowi.”

Na podstawie art. 47 ustawy Prawo pocztowe Minister właściwy do spraw łączności określił warunki wykonywania usług powszechnych, obejmujące m. in. wskaźniki czasu przebiegu przesyłek w obrocie krajowym (Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r, poz. 545). W załączniku nr 1 do wymienionego Rozporządzenia określony został czas przebiegu przesyłek listowych niebędących przesyłkami listowymi najszybszej kategorii (m. in. potwierdzenie odbioru) na poziomie D+5 (97% przesyłek) oraz D+3 (85% przesyłek), gdzie D+X oznacza liczbę dni od dnia nadania przesyłki do dnia jej doręczenia. W załączniku wskazano również udział liczby przesyłek pocztowych doręczonych w określonym terminie do ogólnej liczby nadanych przesyłek pocztowych, wyrażony w procentach.

Ze względu na wskaźniki procentowe, zgodnie, z którymi Wykonawca, będący operatorem wyznaczonym, zobowiązanym do stosowania wymienionego Rozporządzenia, nie jest zobligowany do zachowania terminu 7-dniowego w 100%, Wykonawca wnioskuje, aby Zamawiający zmodyfikował zapis dotyczący terminu doręczania potwierdzeń odbioru oraz uwzględnił przepisy Rozporządzenia.

Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę zapisu na:

„Pokwitowanie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki” lub na dopuszczenie możliwości świadczenia usługi Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru (EPO), które jako usługa zastępująca Zwrotne Potwierdzenie Odbioru (ZPO) w znacznym stopniu usprawnia proces przygotowywania korespondencji, a także przyśpieszy i ułatwi proces przekazywania informacji o statusie przesyłki z EPO, ich przechowywanie a także eksplorowanie danych niezbędnych w procesie reklamacji czy postępowań administracyjnych w przypadku przesyłek nadanych z EPO.

Wykonawca zaznacza, że możliwość nadawania przesyłek z wykorzystaniem EPO możliwe jest wyłącznie z wykorzystaniem bezpłatnej internetowej aplikacji elektronicznej

Jeśli Zamawiający wyrazi zainteresowanie usługą EPO, wówczas niezbędne jest

dopuszczenie możliwości świadczenia usług w zakresie ich przyjmowania z wykorzystaniem systemu informatycznego, który automatycznie daje możliwość korzystania z bezpłatnej internetowej aplikacji elektronicznej. Aplikacja dokonuje automatycznego przekazywania i odbierania plików z informacjami o zarejestrowanych usługach, komunikując się bezpośrednio z placówką pocztową wskazaną w umowie.

Dzięki aplikacji Zamawiający będzie miał możliwość wygenerowania nalepek adresowych gotowych do druku czy książki nadawczej, ułatwi ona również dostęp do dokumentacji związanej z obsługą przesyłek oraz umożliwi Zamawiającemu przygotowanie raportu z nadanych przesyłek. Aplikacja umożliwia ponadto elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej jak również składanie reklamacji w formie elektronicznej, co usprawnia proces i skraca okres oczekiwania na jej rozpatrzenie. W razie potrzeby, istnieje możliwość importu danych o przesyłkach za pomocą integracji aplikacji z WebAPI lub XML zgodny z wymaganiami Wykonawcy oraz z plików XLS.

Czy zamawiający jest zainteresowany Elektronicznym Potwierdzeniem Odbioru a co za tym idzie czy Zamawiający jest zainteresowany wykorzystaniem powyższej aplikacji?

Jeżeli Zamawiający wyrazi zainteresowanie Elektronicznym Potwierdzeniem Odbioru, Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę załącznika nr 2 do Ogłoszenia „ Szczegółowy Formularz Cenowy” w zakresie uwzględnienia EPO.

Odpowiedź:

Zamawiający zezwala na wprowadzenie zmian w opisie przedmiotu zamówienia.

W związku z powyższym pkt. 14 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia stanowiącego Załącznik nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu oraz §2 pkt. 7 wzoru umowy stanowiącego Załącznik nr 5 do Ogłoszenia o zamówieniu otrzymują brzmienie:

„Pokwitowanie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki”

Pytanie nr 4:

Zamawiający we wzorze Umowy w §2 pkt 2 zobowiązuje Wykonawcę do dysponowania placówką nadawczo-odbiorczą czynną w dni robocze, od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 13:00, zaś w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 17 Zamawiający wskazuje godzinę otwarcia placówki nie krócej niż do 15:30.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przez Zamawiającego wymagania, co do godziny otwarcia placówki nadawczo-oddawczej, w której będą nadawane przesyłki Zamawiającego.

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian otwarcia placówki nadawczo-oddawczej, w której będą nadawane przesyłki Zamawiającego:

- we wzorze Umowy w §2 pkt 2 godziny otwarcia od 9:00 do 15:30

- w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 4. ust. 2 dostarczanie wszelkich przesyłek odbywać się będzie w godzinach od 9:00 do 15:30

- w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt. 17 Wykonawca musi umożliwić nadawanie we wskazanej placówce pocztowej przesyłek dostarczonych samodzielnie przez Zamawiającego w godzinach otwarcia placówki nie krócej niż do 15:30.

Pytanie nr 5:

Zamawiający informuje, iż zamierza nadawać przesyłki wg specjalnych trybów, jednakże nie załączył wzoru potwierdzenia odbioru, jaki zamierza stosować wobec przesyłek nadawanych w trybie KPA, KPC, Ordynacja Podatkowa.

Stosowanie przez nadawców w obrocie pocztowym różnorodnych formularzy potwierdzenia odbioru wpływa na obniżenie jakości świadczonych usług pocztowych, a także na koszty związane z procesem ich opracowywania, dlatego też druki potwierdzenia odbioru funkcjonujące w obrocie pocztowym muszą spełniać zarówno określone wymagania techniczne, jak również zapisy na formularzu merytoryczne wynikać z obowiązujących przepisów prawa.

Zgodnie z § 13 ust. 4 Regulaminu świadczenia usług powszechnych Poczta Polska dopuszcza do stosowania przez klientów formularze własnego nakładu, bez konieczności ich zatwierdzania, jeżeli ich wzory są umieszczone na stronie www.poczta-polska.pl. Regulamin jest dokumentem na podstawie którego są świadczone usługi dla klientów.

Ponieważ kpa oraz Ordynacja podatkowa nie mają aktów wykonawczych, a więc nie ma w obowiązujących aktach prawnych wzorów druków potwierdzeń odbioru w postępowaniu administracyjnym oraz postępowaniu podatkowym, Poczta Polska przygotowała wzory takich potwierdzeń odbioru, umieszczając na niech zapisy wynikające z kpa i Ordynacji podatkowej i zamieściła je na stronie www. Powołując się na ww. zapis Regulaminu – jeżeli klient zastosuje do nadawanych przesyłek potwierdzenie odbioru zgodne z jednym z ww. wzorów (w tym również zgodnie z wymogami technicznymi), jego zastosowanie nie wymaga zatwierdzenie przez Pocztę Polską przed jego wprowadzeniem do obrotu pocztowego.

Załącza się wzory obowiązujących druków potwierdzenia odbioru w poszczególnych rodzajach postępowania.

Czy Zamawiający wyraża zgodę na używanie wzorów druków zwrotnego potwierdzenia odbioru adekwatnych do wybranego rodzaju postępowania zaproponowanych przez wykonawcę?

Jeśli Zamawiający nie wyraża zgody Wykonawca prosi o przedstawienie wzorów druków, które Zamawiający planuje wykorzystywać

Odpowiedź:

W załączeniu wzory potwierdzeń odbioru stosowanych przez Zamawiającego:

1. $\"\"$

2. $\"\"$

Pytanie nr 6:

Zamawiający w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 3 definiuje druki bezadresowe, które miały by być przedmiotem zamówienia, jednakże w formularzu cenowym nie umożliwia Wykonawcy wyceny tej usługi.

W związku z tym, iż druk bezadresowy nie stanowi przesyłki w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe oraz realizacja usługi znacznie różni się od pozostałych usług listowych i paczkowych, objętych postępowaniem w zakresie m.in. sposobu przygotowania druków do nadania, terminów doręczeń, etc. prosimy o potwierdzenie, że świadczenie usługi będzie się odbywało, zgodnie z obowiązującym u wykonawcy Regulaminem świadczenia usługi pocztowej niepowszechnej druk bezadresowy w obrocie krajowym, dostępnym na stronie internetowej wykonawcy.

Odpowiedź:

Zamawiający potwierdza, że świadczenie usługi będzie się odbywało, zgodnie z obowiązującym u wykonawcy Regulaminem świadczenia usługi pocztowej niepowszechnej druk bezadresowy w obrocie krajowym.

Pytanie nr 7:

Zamawiający we wzorze Umowy w §6 pkt. 10, wskazał, iż W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu cenowym podstawą Rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika Usług Pocztowych Wykonawcy.

Wykonawca informuje, iż opłata za wykonanie usługi naliczana jest wg cennika obowiązującego na dzień nadania przesyłki, w związku z powyższym wnosi o dodanie do powyższego punktu zapisu i proponuje nowy zapis § 6 pkt 10:

10. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu cenowym podstawą Rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika Usług Pocztowych Wykonawcy, właściwym na dzień nadania przesyłki.

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza zmianę treści zapisów wzoru umowy, w związku z czym § 6 pkt 10 otrzymuje brzmienie:

„ W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika Usług Pocztowych Wykonawcy, właściwego na dzień nadania przesyłki.”.

Pytanie nr 8:

Zamawiający w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w pkt 1. ppkt. 1.1; 1.5 określa rodzaj przesyłek będących przedmiotem zamówienia, wskazując przesyłki listowe zagraniczne rejestrowane i nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii ( ekonomiczne).

Wykonawca informuje, iż w aktualnie obowiązującym cenniku usług powszechnych, zatwierdzonym przez Prezesa Komunikacji Elektronicznej, do stosowania, którego wobec swoich klientów, Wykonawca jako operator wyznaczony, jest zobowiązany, nie istnieją pozycje przesyłki nierejestrowanej ekonomicznej i przesyłki rejestrowanej ( poleconej) ekonomicznej w obrocie zagranicznym.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o usunięcie w/w zapisów.

Odpowiedź:

Zamawiający wyraża zgodę na usunięcie pkt. 1 ppkt 1 i ppkt5 z Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia.

Pytanie nr 9:

Zamawiający w Szczegółowym opisie przedmiotu Zamówienia w pkt 9 zastrzega sobie prawo nadawania przesyłek do jednego adresata z dołączonym więcej niż jednym zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Czy Zamawiający bierze pod uwagę fakt iż u za każde potwierdzenie odbioru naliczana jest dodatkowa opłata?.

Odpowiedź:

Zamawiający bierze pod uwagę fakt, iż za każde potwierdzenie odbioru naliczana jest dodatkowa opłata.

Pytanie nr 10:

W Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, Zamawiający w punkcie 12 określa, iż „Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru (…)”.

Mając na uwadze, iż konieczność wyjaśnienia zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek może nastąpić również w piątek, Wykonawca zwraca się z zapytaniem, czy Zamawiający dopuszcza modyfikację zapisu na:

„Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny lub na pierwszy dzień roboczy po dniu wolnym od pracy, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek (np. brak pełnego adresu, nieprawidłowe opakowanie, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielem Zamawiającego”.

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy postanowień zawartych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu.

Pytanie nr 11:

W Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w punkcie 24, Zamawiający wskazał, że może zgłosić do Wykonawcy reklamację po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej nie później niż 12 miesięcy od ich nadania.

W przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych Nadawca może zgłosić reklamację nie później niż do 6 miesięcy od dnia nadania przesyłki rejestrowanej.

Czy biorąc pod uwagę międzynarodowe przepisy łączące operatorów pocztowych należących do Światowego Związku Operatorów Pocztowych Zamawiający dopuści zmianę terminu zgłoszenia reklamacji na: po upływie 14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej nie później niż do 6 miesięcy w przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych?

Ze względu na bezwzględnie obowiązujący charakter przepisów ustawy Prawo Pocztowe i aktów wykonawczych do w/w ustawy pozostawienie zapisów skutkuje brakiem możliwości złożenia oferty przez Wykonawcę.

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza proponowaną zmianę zapisów punktu 24 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia stanowiącego załącznik nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu o następującej treści:

„W przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych Nadawca może zgłosić reklamację po upływie 14 dni od daty nadania przesyłki rejestrowanej nie później niż do 6 miesięcy.„.

Pytanie nr 12:

Zamawiający w pkt. 25 Szczegółowego Opisu Przedmiotu zamówienia zastrzega iż Wykonawca ma zapewnić możliwość stałego śledzenia on-line drogi przesyłki rejestrowanej poprzez internetową aplikację (…)

Wykonawca informuje, iż proces śledzenia on-line dla przesyłki rejestrowanej gwarantowany jest tylko i wyłącznie dla przesyłek rejestrowanych w obrocie krajowym.

Śledzenie przesyłek rejestrowanych w obrocie zagranicznym uzależnione jest od regulaminów operatorów zagranicznych i Wykonawca nie jest w stanie sprostać wymaganiu postawionemu przez Zamawiającego

W związku z powyższym czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę zapisu pkt 25 :

25. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość stałego on-line śledzenia drogi przesyłki rejestrowanej, poprzez internetową aplikację zawierającą pełną informację na temat statutu przesyłki nadanej w obrocie krajowym

Odpowiedź:

Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy postanowień zawartych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 3 do Ogłoszenia o zamówieniu.

Pytanie nr 13:

Zamawiający w § 8 wzoru umowy ustanawia kary umowne. Wykonawca wskazuje, iż postanowienia wzoru umowy w tym zakresie, w szczególności wysokości kar umownych są sformułowane w sposób naruszający naczelne zasady zamówień publicznych, co uniemożliwia de facto złożenie oferty przez Wykonawcę.

W pierwszej kolejności wskazania wymaga, że budzącym wątpliwości stwierdzeniem jest fakt – wynikający z treści wzoru umowy, że to Zamawiający jednostronnie stwierdza, czy zaszły okoliczności mogące stanowić podstawę do nałożenia kar (brak w umowie opisanego procesu weryfikacji należytego wykonania umowy i sposobu wspólnej weryfikacji prawidłowości wykonania przedmiotu zamówienia), co świadczy o tym, że Zamawiający stawia się na pozycji uprzywilejowanej zakłócając jedną z naczelnych zasad prawa wynikających, zarówno z prawa zamówień publicznych (równości stron postępowania), jak i kodeksu cywilnego (równości stron stosunku cywilnoprawnego). Konieczność zapłaty kar w wysokości przewidzianej szczególnie w § 8 ust. 1 wzoru umowy jest rażąco wygórowana i wskazuje na oczywistą dysproporcję pomiędzy ciężarem naruszenia obowiązków przez Wykonawcę a rozmiarem sankcji wymierzanej z tego tytułu. Jak wskazuje bowiem orzecznictwo np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 kwietnia 2014 roku (Sygn. akt: IV CSK 416/13) "w przypadkach dużej dysproporcji między wysokością zastrzeżonej kary umownej a interesem wierzyciela chronionym za pomocą kary umownej dopuszczalne jest – na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego – zmniejszenie kary umownej przez sąd, na żądanie dłużnika. Zmniejszenie zastrzeżonej kary umownej opierać się może na łącznym stosowaniu obu wskazanych w art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego podstaw miarkowania. Jest tak wtedy, gdy kara umowna po zmniejszeniu jej z powodu wykonania zobowiązania w znacznej części pozostaje nadal rażąco wygórowana". W takiej sytuacji dany wykonawca będzie korzystał z możliwości miarkowania kary wskazanej w art. 484 § 2 kodeksu cywilnego, zwłaszcza mając na uwadze, iż przy tak ogólnym i niedoprecyzowanym sposobie formułowania podstawy do skorzystania z kary umownej można przyjąć, iż Zamawiający będzie korzystał ze swojego uprawnienia w sytuacji zrealizowania przez wykonawcę znaczącej części przedmiotu zamówienia w danym okresie rozliczeniowym, czy wręcz w okresie trwania umowy. Zasadność takiego stanowiska znowu znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 26 lutego 2014 roku (Sygn. akt : I ACa 710/13) "możliwość miarkowania kary umownej ze względu na wykonanie zobowiązania w znacznej części powinna ograniczać się do przypadków, gdy kara umowna ustalona jest w stałej wysokości bez względu na zakres uchybień dłużnika; jeżeli zaś strony w umowie zróżnicowały karę umowną w zależności od stopnia niewykonania zobowiązania lub rodzaju i wagi konkretnego uchybienia, to dłużnik nie może powoływać się na wykonanie zobowiązania w znacznej części jako na przesłankę miarkowania. Będzie tak wówczas gdy kara umowna ustalona jest w postaci stawki dziennej lub tygodniowej. Z kolei przy przesłance rażąco wygórowanej kary umownej należy się kierować stosunkiem tej kary do należnego uprawnionemu odszkodowania, które należałoby się mu na zasadach ogólnych – a nie relacją kary do świadczenia głównego, do interesu wierzyciela oraz do szkody". Zatem punktem wyjścia dla rozważań nad dopuszczalną wysokością kary umownej powinno być określenie funkcji, jaką ta instytucja ma pełnić w obrocie gospodarczym. Celem unormowania instytucji kar umownych było zapewnienie stronie pewności poprawnego wykonania zobowiązania wynikającego z umowy, a nie stworzenie jednemu z kontrahentów okazji do wzbogacenia się kosztem drugiej strony. Kara stanowi bowiem odszkodowanie umowne, odszkodowanie natomiast nie powinno przewyższać szkody ani stanowić źródła wzbogacenia się poszkodowanego. Relacja wysokości kwot, których zapłaty będzie mógł żądać Zamawiający, do rzeczywistej skali niewykonania lub nienależytego wykonania usługi wskazuje, że kara umowna w przedmiotowym zamówieniu nie spełnia funkcji kompensacyjnej (jako, że znacznie przewyższa wysokość ewentualnej szkody poniesionej z tego tytułu przez Zamawiającego), lecz stanowi przyczynek do wzbogacenia się Zamawiającego. Co więcej, ustalanie wysokości kary umownej powyżej pułapu, którego wysokość byłaby uzasadniona wagą naruszenia obowiązków Wykonawcy jest bezprzedmiotowe, gdyż nie spowoduje już dodatkowej motywacji u Wykonawcy. Kwestię motywacji jako jednego z czynników branych pod uwagę przy dokonywaniu oceny, czy kara umowna ma wygórowaną wysokość, poruszyła także Krajowa Izba Odwoławcza: „o karze rażąco wygórowanej można mówić w sytuacji, gdy jej wysokość przekracza granice motywacji wykonawcy do realizacji zamówienia i stanowi przyczynek dla zamawiającego do wzbogacenia się” (orzeczenie KIO/UZP1839/09 z dnia 19 lutego 2012 roku). Kara umowna ustalona na zbyt wysokim poziomie przestaje spełniać funkcję stymulacyjną (motywującą dłużnika do prawidłowego wykonania zobowiązania), a staje się źródłem nadmiernej represji wobec Wykonawcy. Praktykę obciążania Wykonawcy karą w wysokości nieadekwatnej do stopnia niewywiązywania się z obowiązków umownych, przy jednoczesnym braku wyznaczenia odpowiedniego terminu na usunięcie naruszeń zakwestionowała KIO w wyroku z dnia 6 września 2011 roku (sygn. akt KIO 1800/11): „Zamawiający w ogóle nie uwzględnił możliwości niezwłocznego usunięcia ewentualnych usterek przez Wykonawcę. Fakt ten sugerowałby, iż celem Zamawiającego nie jest dążenie do należytego wykonania umowy, a samo karanie Wykonawcy nawet za drobne i możliwe niezwłocznie do usunięcia usterki, co narusza art. 5 kc, art. 353¹ kc w zw. z art. 14 ustawy pzp”. Zgodnie z cytowanym orzeczeniem, represyjny charakter kary umownej nie powinien dominować nad jej odszkodowawczą funkcją. Ponadto wskazać należy, że wyrażona w art. 353¹ kc swoboda umów (z której Zamawiający mógłby wyciągać błędny wniosek, że wysokość kary umownej można ustalić w dowolnej wysokości), nie ma charakteru absolutnego i doznaje ograniczeń wynikających m. in. z właściwości stosunku prawnego, czy zasad współżycia społecznego. Podkreślić należy, że nawet podpisanie umowy, w której zastrzeżono wygórowane kary umowne, nie wyłącza ochrony strony, która w wyniku nałożenia rażąco wysokich kar zostałaby pokrzywdzona. Dlatego nawet zaaprobowanie zapisów umowy w obecnym kształcie nie wyklucza możliwości miarkowania wysokości kary umownej przez sąd na podstawie art. 484 § 2, jeżeli tylko ma ona rażąco wygórowany charakter. Sama praktyka rynku pocztowego wypracowała ponadto powszechnie przyjęte i stosowane wysokości kar, które operator, nie chcąc stracić zaufania u obecnych oraz potencjalnych klientów, jest w stanie respektować. Są one niższe niż te zaproponowane przez Zamawiającego, można zatem stwierdzić, że w warunkach realizacji przedmiotowego zamówienia również byłyby wystarczające. Przewidziane w § 8 kary umowne są zdecydowanie nieadekwatne w kontekście potrzeb i interesu Zamawiającego, charakteru świadczonych usług, a także ilości czynności wykonywanych przez Wykonawcę przy realizacji zamówienia. Mając na względzie wieloletnie, pozytywne doświadczenie ze współpracy z Wykonawcą oraz w celu ustalenia równej pozycji stron, Wykonawca zwraca się o powtórną analizę przedstawionych powyżej kwestii i rewizję stanowiska Zamawiającego w zakresie kar umownych poprzez ich wykreślenie i odwołanie do zasad odpowiedzialności odszkodowawczej wynikających z przepisów ogólnych wskazanych w § 8 pkt. 3 wzoru umowy.

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, że § 8 wzoru umowy zawiera kary umowne tak na rzecz Wykonawcy, jak i Zamawiającego, dlatego też Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy postanowień zawartych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do Ogłoszenia o zamówieniu.

Pytanie nr 14:

Zamawiający określa, iż za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi – co jest niezgodne z orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron.

Czy ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmianę określenia dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym: „Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”?

Odpowiedź

Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy postanowień zawartych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do Ogłoszenia o zamówieniu.

Pytanie 15:

W związku z trwającym stanem epidemicznym w Polsce, Zamawiający zwraca się do Wykonawcy z prośbą o umożliwienie złożenia oferty drogą elektroniczną, z podaniem adresu e-mail do składania ofert.

Odpowiedź:

Zamawiający wyraża zgodę na złożenie oferty drogą elektroniczną.

Podpisane dokumenty elektroniczne składające się na ofertę powinny zostać zaszyfrowane, tj. opatrzone hasłem dostępowym. W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokumenty (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np.: AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych.

Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany plik na wskazany adres poczty elektronicznej : m.pekala@um.boguchwala.pl w taki sposób, aby dokument ten dotarł do zamawiającego przed upływem terminu wyznaczonego na składanie ofert. W treści przesłanej wiadomości należy wskazać oznaczenie i nazwę postępowania oraz nazwę wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na identyfikację wykonawcy. Wykonawca żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej ofertę. Datą przesłania oferty będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej ofertę z serwera pocztowego zamawiającego.

Po upływie wyznaczonego terminu na składanie ofert Wykonawca przesyła Zamawiającemu na adres poczty elektronicznej m.pekala@um.boguchwala.pl hasło dostępu do pliku oferty, a także, jeśli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w ofercie.

Pytanie 16:

Zamawiający w §2 ust 3 Wzoru Umowy określa miejsce w którym znajduje się placówka Wykonawcy świadcząca usługi na rzecz Zamawiającego. Wykonawca zwraca się z prośbą usunięcia przedmiotowego adresu do chwili wyboru Wykonawcy.

Odpowiedź:

Zamawiający usunie z §2 ust. 3 wzoru umowy usunie adres placówki (ulica i nr budynku), pozostanie jedynie nazwa miejscowości.

MODYFIKACJA TREŚCI OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU ORAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

W Ogłoszeniu o zamówieniu jest:

Rozdział IV, pkt 4:

Termin płatności faktur wynosi 30 dni od daty otrzymania faktury VAT przez Zamawiającego. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

W Ogłoszeniu o zamówieniu powinno być:

Rozdział IV, pkt 4:

Termin płatności faktur wynosi 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury VAT, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury VAT wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

Zamawiający w Rozdziale XI Ogłoszenia o zamówieniu pt.: „Opis sposobu przygotowania ofert” dodaje punkty 20, 21 i 22, które otrzymują brzmienie:

20. Ofertę oraz pozostałe dokumenty i oświadczenia można także złożyć w formie elektronicznej.

21. Podpisane dokumenty elektroniczne składające się na ofertę powinny zostać zaszyfrowane, tj. opatrzone hasłem dostępowym. W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokumenty (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np.: AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych.

22. Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany plik na wskazany adres poczty elektronicznej : m.pekala@um.boguchwala.pl w taki sposób, aby dokument ten dotarł do zamawiającego przed upływem terminu wyznaczonego na składanie ofert. W treści przesłanej wiadomości należy wskazać oznaczenie i nazwę postępowania oraz nazwę wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na identyfikację wykonawcy. Wykonawca żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej ofertę. Datą przesłania oferty będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej ofertę z serwera pocztowego zamawiającego. Po upływie wyznaczonego terminu na składanie ofert Wykonawca przesyła Zamawiającemu na adres poczty elektronicznej m.pekala@um.boguchwala.pl hasło dostępu do pliku oferty, a także, jeśli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w ofercie

W załączniku nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia dokonuje się następujących zmian:

Zamawiający usuwa w całości zapisy pkt. 1 ppkt. 1 oraz ppkt. 5.

W załączniku nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, pkt. 4 ust. 2 jest:

Dostarczanie wszelkich przesyłek, odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, na koszt Wykonawcy, w godzinach: od 09:00 do 13:30, w taki sposób iż, potwierdzone przez pracownika Wykonawcy w danym dniu , muszą dotrzeć do Zamawiającego w dniu potwierdzenia w godzinach jak wyżej

W załączniku nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, pkt. 4 ust. 2 powinno być:

Dostarczanie wszelkich przesyłek, odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, na koszt Wykonawcy, w godzinach: od 09:00 do 15:30, w taki sposób iż, potwierdzone przez pracownika Wykonawcy w danym dniu , muszą dotrzeć do Zamawiającego w dniu potwierdzenia w godzinach jak wyżej

W załączniku nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, pkt. 14 jest:

Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenia odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później niż 7 dni od daty doręczenia przesyłki (potwierdzenie odbioru winno zawierać datę odbioru i czytelny podpis odbiorcy)

W załączniku nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, pkt. 14 powinno być:

Pokwitowanie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki

W załączniku nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, pkt. 24 jest:

Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dnia od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak, niż 12 miesięcy od dnia jej nadania. Termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji (dotyczy przesyłek krajowych) i zgodnie z obowiązującym regulaminem Wykonawcy (dotyczy przesyłek zagranicznych)

W załączniku nr 3 do Ogłoszenia o Zamówieniu – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, pkt. 24 powinno być:

W przypadku reklamacji przesyłek zagranicznych Nadawca może zgłosić reklamację po upływie 14 dni od daty nadania przesyłki rejestrowanej nie później niż 6 miesięcy, zgodnie z obowiązującym regulaminem Wykonawcy

W załączniku nr 5 do Ogłoszenia o zamówieniu – wzór umowy jest:

§ 2 pkt 2:

Wykonawca zobowiązuje się, że placówka nadawczo – odbiorcza Wykonawcy będzie czynna codziennie w dni robocze, od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 13:30